Behörden ohne Verwaltungsdeutsch: KI soll's möglich machen

Wortungetüme, Schachtelsätze, Paragrafen und seitenweise Informationen: Mitteilungen von Behörden sind selten ein Lesegenuss und noch dazu oft schwer zu verstehen. Damit die Informationen exakt und juristisch einwandfrei, aber auch für die Menschen verständlich und einleuchtend sind, will die Verbandsgemeinde Jockgrim auf Künstliche Intelligenz setzen. 

Da die Verantwortlichen der insgesamt vier Ortsgemeinden im Landkreis Germersheim mit ihrem KI-Vorhaben Neuland betreten, holen sie sich Helfer aus der Wissenschaft mit ins Boot: Ab April läuft eine Kooperation mit Studierenden der dualen Hochschule in Mannheim, die sich im Studiengang öffentliche Wirtschaft mit der digitalen Transformation beschäftigen.

Bündelung von Informationen ohne inhaltliche Abstriche

Was auf den ersten Blick sehr wissenschaftlich und abstrakt scheint, soll in der südpfälzischen Verbandsgemeinde zu konkreten Verbesserungen im Alltag der Verwaltung führen: Pressemitteilungen, der Social-Media-Auftritt und öffentliche Informationen aus den Sitzungen der Gemeinderäte sollen bei dem KI-Projekt in den Blick genommen werden, berichtet der Digitalisierungsbeauftragte der Verbandsgemeinde, Simon Sterbenk.

Mit Hilfe der KI soll aus der Informationsflut in den umfangreichen Ratsvorlagen eine kurze Zusammenfassung verfasst werden - auch in leichter Sprache und ohne Verwaltungsdeutsch. Das Überprüfen von Rechtsquellen und die Möglichkeit von Vorschlägen für eine bessere Struktur bei der Präsentation versprechen sich die kommunalen Köpfe ebenfalls von ihrem Projekt. Insgesamt besser, schneller, verständlicher und weniger fehleranfällig will die Verbandsgemeinde mit der Künstlichen Intelligenz werden - und das mit geringem Aufwand.

Wissenstransfer durch Kooperation 

«Durch die Fokussierung auf diese eher einfache Einsatzmöglichkeit wollen wir KI in unserer täglichen Arbeit testen und dadurch lernen», erklärt Sterbenk. «Auch von Erfahrungen aus anderen Städten und Gemeinden können und wollen wir profitieren.»

Drei Monate haben die Studierenden Zeit für das Projekt, Ende Juni sollen die Ergebnisse mit konkreten Vorschlägen präsentiert werden. Nicht nur nach außen soll die KI dann für Verbesserungen sorgen. Die kommunale Verwaltung soll auch intern von klaren Regelungen und unterstützenden Leitfäden für die Mitarbeitenden profitieren, sagt der Digitalisierungsbeauftragte. «Ich bin offen und gespannt, was dabei herauskommt.»

Netzwerk mit über 60 Kommunen

Die Verbandsgemeinde Jockgrim ist nicht die einzige Kommune im Land, die sich Künstliche Intelligenz für ihre kommunalen Verwaltungsaufgaben zunutze machen will. Sie ist seit 2023 Teil des Netzwerkes «Digitale Dörfer in Rheinland-Pfalz», das auf Initiative des Innenministeriums mittlerweile über 60 Kommunen umfasst. 

Das Projekt wird durch die Verbandsgemeinden Betzdorf-Gebhardshain, Göllheim und Otterbach-Otterberg koordiniert und umgesetzt. Projektkoordinatorin Sarah Brühl aus Betzdorf ist ein Motor des Netzwerkes. Nach ihrer Einschätzung muss vor allem noch an der Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeitenden in den Verwaltungen gearbeitet werden. Aufklärung, eine verständliche Kommunikation und Schulungen seien deshalb essenziell.

Vielfältiger Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung denkbar

Dass die Einsatzmöglichkeiten von KI in der Verwaltung vielfältig sind und immer mehr genutzt werden, betont auch Moritz Petry als Vorstandsmitglied des Gemeinde- und Städtebundes in Rheinland-Pfalz. Von der Verkehrsflussanalyse mit Fahrzeugklassifizierungen über Chatbots, die durch die Anwendungen und Formulare auf der Homepage lotsen, bis hin zur KI im Winterdienst, um künftig überflüssige Wege zu vermeiden und Streumittel einzusparen - so breit ist die Anwendung machbar. 

Vor allem in Bereichen, in denen sich einfache Vorgänge regelmäßig wiederholen, bestehe großes Potenzial, dass sich KI-Anwendungen technisch recht schnell implementieren lassen, berichtet das Vorstandsmitglied des kommunalen Spitzenverbands. Das treffe etwa in Personalabteilungen zu oder auch bei der Abwicklung von Hundesteuer-Angelegenheiten.

Sicherheit der Daten 

Entscheidend für den Einsatz von KI im öffentlichen Dienst seien aber entsprechende Vorarbeiten. «Ohne umfassendes Datenmanagement in der Organisation, das Qualität, Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet, wird es nicht gehen», mahnt Petry. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung müssten auch fit gemacht, geschult und vor allem mitgenommen werden für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Von Bernd Glebe, dpa
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